Hayrton Rodrigues do Prado Filho
Um diagnóstico da comunicação interna e externa na empresa pode garantir um bom retorno financeiro. Garantir uma comunicação interna e externa eficiente, eficaz e adequada é um dos maiores problemas da administração empresarial. Por isso ajuda a saber quais são os erros mais comuns e como resolvê-los.
Um deles é a dependência do e-mail. Escondendo-se atrás do e-mail, as pessoas têm causado há muito tempo litígios desnecessários. Mas em uma cultura que se baseia em formas de comunicação eletrônica, pode parecer revolucionário sugerir recorrer a tais métodos ultrapassados como telefone ou reuniões face a face.
A chave é ajudar os funcionários a perceber que o e-mail é uma ferramenta valiosa e bastante crítico para a forma como as pessoas se comunicam nas empresas e na vida, mas não pode substituir outros métodos de comunicação e deve ser utilizado de forma adequada. É especialmente importante reconhecer que o e-mail, às vezes, não pode ser lido imediatamente, ou seja, não deve ser usado para algo inesperado e urgente.
Assim, deve-se trabalhar com os empregados para identificar os momentos em que impede a comunicação eficaz com o e-mail. Por exemplo, quando uma há uma questão complexa pode resultar em decisão complicada o e-mail pode ser susceptível de conduzir a mal-entendidos e recriminações inevitáveis.
Quando os gerentes são simplesmente “copiados com e-mails sobre questões controversas”, sem explicação prévia, não acontecem os resultados esperados. Quando os e-mails contêm texto longo, seria mais adequado um documento compartilhado para referência. Saber os porquês da má comunicação vai ajudar os funcionários a reconhecer as melhores práticas e usá-las em seu e-mail no dia a dia.
Outro problema está relacionado com a transparência da informação pessoal. Por exemplo, a honestidade sobre o desempenho do pessoal é essencial na prevenção de rumores que podem levar à baixa moral, a conflitos e, em casos extremos, a perda de emprego. Por isso, é importante que os líderes empresariais realizem sessões regulares de briefing com os empregados para comunicar o desempenho financeiro e outras informações críticas para os negócios. Isso não demonstra confiança nos empregados, como também coloca uma ênfase sobre a importância dos empregados.
O importante é trabalhar com os empregados para incentivar uma maior clareza na comunicação, e isso é essencial para fazer as fofocas internas menos parte integrante da cultura empresarial. Porém, isso não significa que a as fofocas internas irão ser removidas completamente, mas deve-se tentar deixar claro que se deve selecionar palavras com base em como eles são úteis para o público, dizendo o que se quer dizer da melhor forma possível.
Fundamental que a comunicação seja breve, que gera um impacto muito maior do que documentos extensos com apresentações inúteis. Evite incluir informações que obscurecem em vez de ajudar no entendimento.
Brevidade é essencial para uma comunicação eficaz. Os funcionários experimentam pressões internas que geram demandas consideráveisem seu tempo, de modo que os documentos internos sejam o mais simples possível, o que significa que eles vão ser lidos e entendidos. Isso se aplica a todos: deve-se pedir às pessoas tornar as informações fáceis de ler, incluindo os elementos essenciais e evitando uma linguagem que pode ser confusa.
Como o excesso de e-mail, igualmente uma dependência de reuniões pode ser prejudicial para a comunicação. Enquanto as reuniões são um meio inestimável de melhorar a comunicação, elas só são úteis quando bem conduzida.
Por esta razão, é útil ter em mente o seguinte: o que você quer alcançar com a reunião? E isso não significa escrever longas listas de objetivos, pois para se obter resultados deve-se delimitar o seu tempo (no máximo 30 minutos), mantendo-se a agenda.
Fornecer informações adequadas: certifique-se de dar participantes muita antecedência e dizer quando, onde e qual é a agenda. Isso ajuda a todos para preparar os materiais adequados e considerar os pontos a serem discutidos – a garantia de um resultado mais produtivo.
Pode parecer simplista, mas fazer cumprir as boas maneiras podem fazer um mundo de diferença para a maneira que as pessoas se comunicam. Considere que, em sua forma mais extrema, a má educação pode ser interpretada como assédio moral – levando a indisciplinas, queixas e, em alguns casos, a ação legal.
Compreensivelmente, a alteração de um aspecto tão fundamental do comportamento humano pode parecer uma tarefa intransponível. No entanto, alguns medidas relativamente simples, tais como sistemas de incentivos que incidem sobre a importância de tratar os colegas com a mesma cortesia que normalmente é concedido aos clientes, podem ser extremamente úteis na atenuação nos ruídos da comunicação interna.
Outra dificuldade se relaciona com o uso errado da tecnologia, que pode prejudicar gravemente a maneira como as pessoas se comunicam. Muitas vezes, a partir de centros de partilha de documentos e os sites básicos de intranet, a maioria das empresas usam a tecnologia para melhorar a comunicação interna. No entanto o uso da tecnologia pela tecnologia, sem aplicação ou formação adequada, pouco fará para resolver problemas de comunicação.
Por exemplo, os sistemas de RH online podem ser extremamente valiosos para melhorar a comunicação entre RH, gerentes e funcionários. No entanto, sem uma análise cuidadosa dos recursos necessários e de uma implementação em fase dos processos, os sistemas podem em breve se tornar redundante – acarretando um grande custo para a empresa.
Já a comunicação empresarial externa é qualquer informação a empresa distribui ao público, quer sobre o próprio ou os seus produtos e serviços organização. Um plano de comunicação bem pensada não só define o público-alvo, mas também se concentra em como alcançá-la de forma eficaz.
Não adianta contratar uma assessoria externa sem a sua integração ao plano de comunicação externa, já que o objetivo das comunicações externas são promover a empresa e aumentar a sua receita, pois as comunicações externas são uma parte importante de um plano de marketing global.
A comunicação externa é qualquer esforço comunicativo especificamente para pessoas e organizações que operam fora do negócio. Apesar de as comunicações internas são especificamente para empregados e administradores, comunicações externas se concentrar em divulgação de notícias e informações sobre a empresa para os interessados público, clientes e da empresa. Exemplos comuns de comunicações de negócios externos incluem mala direta, registros financeiros, comunicados de imprensa e boletins informativos.
Embora muitas empresas se concentrem em vendas como uma medida de sucesso do negócio, a percepção pública é muito importante para a organização. As comunicações externas são uma maneira de moldar e definir a imagem de uma corporação para a comunidade, clientes e potenciais investidores. Comunicações externas, tais como boletins de notícias, histórias de mídia e press releases deixam o público saber sobre o local de trabalho da empresa, esforços filantrópicos e ambientais e outras atividades relacionadas com a imagem, os quais servem para fortalecer os esforços de relações públicas de uma empresa.
Enquanto os métodos de impressão tradicionais de comunicações ainda são comuns, a tecnologia moderna mudou a face das comunicações externas e a internet se tornou um recurso valioso para alcançar novos clientes. As empresas precisam criam sites dinâmicos para que as pessoas saibam sobre os próximos produtos e serviços. As mídias sociais, como Facebook e blogs, são uma maneira fácil de alcançar o alvo e são um meio eficaz em termos de custos de promoção.
No entanto, como essa tecnologia é interativa e compartilhável, há também a possibilidade de se tornar um problema, principalmente com pessoas irresponsáveis que cuidam do processo. A internet responsável é solução, desde que os benefícios superem os riscos, pois a tecnologia é de longo alcance e permite que a empresa possa se comunicar com o público de todo o mundo.
Apesar de as comunicações de negócios externos parecerem como uma forma eficaz de chegar ao público, não é sem desafios. A impressão pública de uma organização pode definir o sucesso ou fracasso da empresa no longo prazo. Uma citação equivocada, ou um boletim mal formulado não só vai arruinar um plano de comunicações externas, mas também tem o potencial de afetar a receita corporativa. Portanto, os responsáveis pela comunicação externa da empresa precisam estar conscientes da imagem da empresa, estando integrados aos programas de qualidade e de gestão da empresa.
Hayrton Rodrigues do Prado Filho é jornalista profissional, especialista em diagnosticar problemas de comunicação interna e externa nas empresas, membro da Academia Brasileira da Qualidade (ABQ) e editor da revista digital Banas Qualidade (www.banasqualidade.com.br) – hayrton.prado@epse.com.br
