Hayrton Rodrigues do Prado Filho
Um ativo é um item, algo ou entidade que tem valor real ou potencial para uma organização. O valor irá variar entre diferentes organizações e suas partes interessadas, e pode ser tangível ou intangível, financeiro ou não financeiro.
O período da criação de um ativo até o seu fim de vida é a vida do ativo e ela não coincide necessariamente com o período no qual qualquer organização possui responsabilidade por este. Em vez disto, um ativo pode fornecer valor potencial ou real para uma ou mais organizações durante sua vida, e o valor de um ativo para a organização pode mudar ao longo da vida.
Uma organização pode escolher gerenciar seus ativos como um grupo, e não individualmente, de acordo com as suas necessidades, e alcançar benefícios adicionais. Tais agrupamentos de ativos podem ser por tipos de ativos, sistemas de ativos ou portfólios de ativos.
Acabam se ser publicadas três normas técnicas sobre o assunto: a NBR ISO 55000 de 01/2014 – Gestão de ativos – Visão geral, princípios e terminologia que fornece uma visão geral de gestão de ativos, seus princípios e terminologia, e os benefícios esperados com a adoção da gestão de ativos. Pode ser aplicada a todos os tipos de ativos e por organizações de todos os tipos e tamanhos; a NBR ISO 55001 de 01/2014 – Gestão de ativos – Sistemas de gestão – Requisitos que especifica requisitos para um sistema de gestão de ativos dentro do contexto da organização e pode ser aplicada a todos os tipos de ativos e por todos os tipos e tamanhos de organizações; e a NBR ISO 55002 de 01/2014 – Gestão de ativos – Sistemas de gestão – Diretrizes para a aplicação da NBR ISO 55001 que fornece as diretrizes para a aplicação de um sistema de gestão de ativos de acordo com os requisitos da NBR ISO 55001, e que pode ser aplicada a todos os tipos de ativos, por todos os tipos e tamanhos de organizações.
As normas destinam-se principalmente: àqueles que pensam em como melhorar a obtenção de valor para a sua organização a partir de suas bases de ativos; àqueles envolvidos no estabelecimento, implementação, manutenção e melhoria de um sistema de gestão de ativos; e àqueles envolvidos no planejamento, projeto, implementação e análise crítica de atividades de gestão de ativos, juntamente com prestadores de serviços. A adoção dessas normas possibilita a uma organização alcançar seus objetivos por meio de uma gestão eficaz e eficiente dos seus ativos.
A aplicação de um sistema de gestão de ativos fornece garantias para que tais objetivos possam ser alcançados de forma consistente e sustentável ao longo do tempo. O Anexo A na NBR ISO 55000 fornece informações adicionais sobre áreas relacionadas com atividades de gestão de ativos e o seu Anexo B apresenta a relação entre os elementos-chave de um sistema de gestão de ativos.
Os fatores que influenciam os tipos de ativos que uma organização requer para alcançar os seus objetivos, e como estes ativos são gerenciados, incluem: a natureza e a finalidade da organização; seu contexto operacional; suas limitações financeiras e requisitos regulatórios; e as necessidades e expectativas da organização e suas partes interessadas. Esses fatores de influência precisam ser considerados no estabelecimento, implementação, manutenção e melhoria contínua da gestão de ativos.
O controle eficaz e a governança dos ativos pelas organizações são essenciais para obter valor por meio do gerenciamento de riscos e oportunidades, a fim de atingir o equilíbrio desejado entre custo, risco e desempenho. Os ambientes regulatório e legislativo nos quais as organizações operam são cada vez mais desafiadores, e os riscos inerentes que muitos ativos apresentam estão em constante evolução.
Os fundamentos da gestão de ativos e o sistema de gestão de ativos de apoio apresentados nesta norma, quando integrados em uma estrutura de governança e risco mais ampla de uma organização, podem contribuir com benefícios tangíveis e alavancar oportunidades. A gestão de ativos traduz os objetivos das organizações em decisões, planos e atividades relacionadas aos ativos, utilizando uma abordagem baseada em riscos. Permite que uma organização obtenha valor a partir dos ativos no alcance de seus objetivos organizacionais.
O que constitui valor dependerá destes objetivos, da natureza e finalidade da organização e das necessidades e expectativas de suas partes interessadas. A gestão de ativos apoia a obtenção de valor enquanto equilibra os custos financeiros, ambientais e sociais, risco, qualidade de serviço e desempenho relacionados aos ativos. Os benefícios da gestão de ativos podem incluir, mas não estão limitados a, o seguinte: a) melhoria de desempenho financeiro: a melhoria do retorno sobre os investimentos e a redução de custos podem ser alcançadas preservando o valor do ativo, e sem sacrificar as realizações de curto ou longo prazo dos objetivos organizacionais; b) decisões informadas sobre investimentos em ativo: permite à organização melhorar seu processo de decisões e, eficazmente, balancear custos, riscos, oportunidades e desempenho; c) risco gerenciado: a redução das perdas financeiras, a melhoria da saúde e segurança, o goodwill e a reputação, minimizando o impacto ambiental e social, podem resultar na redução dos passivos, como os prêmios de seguros, multas e penalidades; d) melhoria de saídas e serviços: garantir o desempenho dos ativos pode levar à melhoria de serviços ou produtos e, consistentemente, atingir ou superar as expectativas dos clientes e partes interessadas; e) responsabilidade social demonstrada: melhorar a habilidade da organização para, por exemplo, reduzir emissões, conservar recursos e adaptar-se às mudanças climáticas, possibilita à organização demonstrar práticas de negócios socialmente responsáveis e éticas e capacidade de administração; f) conformidade demonstrada: conformidade transparente com as exigências legais, estatutárias e regulatórias, como também a aderência às normas de gestão de ativos, políticas e processos, podem permitir a demonstração da conformidade; g) melhoria de imagem: por meio da melhoria da satisfação do cliente, conscientização das partes interessadas e confiança; h) melhoria da sustentabilidade organizacional: gerenciamento eficaz dos efeitos de curto e longo prazo, despesas e desempenho, permite melhorar a sustentabilidade das operações e da organização; i) melhoria da eficiência e eficácia: análise crítica e melhoria dos processos, procedimentos e desempenho de ativos permitem melhorar a eficiência e eficácia e o alcance dos objetivos organizacionais.
A gestão de ativos é baseada em um conjunto de fundamentos.
a) Valor: Ativos existem para fornecer valor para a organização e suas partes interessadas. A gestão de ativo não foca no próprio ativo, mas no valor que o ativo pode proporcionar à organização. O valor (que pode ser tangível ou intangível, financeiro ou não financeiro) será determinado pela organização e suas partes interessadas, de acordo com os objetivos organizacionais. Isto inclui: 1) uma declaração clara de como os objetivos de gestão de ativos se alinham com os objetivos organizacionais; 2) o uso de uma abordagem de gestão do ciclo de vida para obter valor dos ativos; 3) o estabelecimento dos processos de tomada de decisão que refletem as necessidades das partes interessadas e definem valor.
b) Alinhamento: A gestão de ativos traduz os objetivos organizacionais em decisões técnicas e financeiras, planos e atividades. As decisões de gestão de ativos (técnico, financeiro e operacional) permitem, coletivamente, o alcance dos objetivos organizacionais. Isto inclui: 1) a implementação de planejamento e processos de tomadas de decisões e atividades com base em riscos e em informação, que transformam objetivos organizacionais em planos de gestão de ativos; 2) a integração de processos de gestão de ativos com processos de gestão funcionais da organização, como finanças, recursos humanos, sistema de informação, logística e operações; 3) a especificação, projeto e implementação de um sistema de gestão de ativos de apoio.
c) Liderança: Liderança e cultura do local de trabalho são fatores determinantes da obtenção de valor. Liderança e comprometimento de todos os níveis gerenciais são essenciais para estabelecer com sucesso, operar e melhorar a gestão de ativos na organização. Isto inclui: 1) definições claras dos papéis, responsabilidades e autoridades; 2) garantias de que os empregados são conscientizados, competentes e imbuídos de poder para agir; 3) consultas com empregados e partes interessadas em relação à gestão de ativos.
d) Garantia: A gestão de ativos garante que os ativos cumprirão com seus propósitos requeridos. A necessidade de garantia surge da necessidade de se dirigir uma organização de forma eficaz. A garantia se aplica aos ativos, gestão de ativos e ao sistema de gestão de ativos. Isto inclui: 1) desenvolvimento e implementação de processos que relacionam os propósitos requeridos e o desempenho dos ativos aos objetivos organizacionais; 2) implementação de processos que garantem a capabilidade em todas as fases do ciclo de vida;
3) a implementação de processos de monitoramento e melhoria contínua; 4) fornecimento de recursos necessários e pessoal competente para a demonstração da garantia, assumindo as atividades de gestão de ativos e operando o sistema de gestão de ativos.
Um sistema de gestão de ativos é usado pela organização para dirigir, coordenar e controlar as atividades de gestão de ativos. Ele pode fornecer melhoria no controle de riscos e garante que os objetivos de gestão de ativos serão alcançados por meio de uma base consistente. Entretanto, nem todas as atividades de gestão de ativos podem ser formalizadas por meio de um sistema de gestão de ativos. Por exemplo, aspectos como liderança, cultura, motivação, comportamento, que podem ter uma significativa influência no alcance dos objetivos da gestão de ativos, podem ser gerenciados pela organização usando arranjos fora do sistema de gestão de ativos. A relação entre os principais termos de gestão de ativos é mostrada na Figura 1.
Relações entre os elementos-chave de um sistema de gestão de ativos
Enfim, um sistema de gestão de ativos impacta toda a organização, incluindo suas partes interessadas e prestadores de serviços externos, e pode usar, conectar ou integrar muitas atividades e funções da organização, que seriam de outra forma, gerenciadas ou operadas de forma isolada. O processo de estabelecer um sistema de gestão de ativos requer um entendimento profundo de cada um dos seus elementos e as políticas, planos e procedimentos que os integram.
Os requisitos do sistema de gestão de ativos descritos na NBR ISO 55001 estão agrupados de uma forma que seja consistente com os fundamentos da gestão de ativos: contexto da organização (NBR ISO 55001:2014, Seção 4); liderança (NBR ISO 55001:2014, Seção 5); planejamento (NBR ISO 55001:2014, Seção 6); apoio (NBR ISO 55001:2014, Seção 7); operação (NBR ISO 55001:2014, Seção 8); avaliação do desempenho (NBR ISO 55001:2014, Seção 9); e melhoria (NBR ISO 55001:2014, Seção 10).
Ao estabelecer ou analisar criticamente o seu sistema de gestão de ativos, é recomendado que uma organização leve em conta seus contextos internos e externos. O contexto externo inclui: os ambientes social, cultural, econômico e físico, bem como as restrições regulatórias, financeiras e outras. O contexto interno inclui: a cultura organizacional e o ambiente, bem como a missão, visão e valores da organização.
As entradas, os interesses e as expectativas das partes interessadas também fazem parte do contexto da organização. As influências das partes interessadas são fundamentais para a definição de regras para a tomada de decisão consistente e também contribuem para a definição dos objetivos organizacionais que, por sua vez, influenciam o projeto e escopo do sistema de gestão de ativos.
Hayrton Rodrigues do Prado Filho é jornalista profissional, editor da revista digital Banas Qualidade e membro da Academia Brasileira da Qualidade (ABQ) – hayrton@hayrtonprado.jor.br
