Jairo Martins
A maior dificuldade dos empresários de micro e pequenas empresas está na organização e no gerenciamento das atividades do dia a dia. São tantas as tarefas e os prazos que fica fácil se perder. A boa notícia é que você pode colocar em prática algumas dicas que facilitarão a sua vida no mundo dos negócios.
As listas de tarefas a fazer, geralmente, são bastante pontuais e relativamente simples, como pagar um fornecedor ou enviar um e-mail para clientes. No entanto, para atividades mais complexas, essas listas acabam sendo ineficazes e podem gerar ansiedade e frustração, pois você não consegue visualizar qual é mais urgente, nem quanto tempo deve gastar para realizar cada uma das demandas. Nesses casos, o plano de ação é indicado. Mesmo aquele sonho ou projeto grandioso, que parece ser impossível de se tornar realidade, pode ser dividido em pequenas ações. Cumprindo um passo de cada vez, você atingirá seu objetivo.
Para fazer um plano de ação, uma micro ou pequena empresa, que já tenha participado do Prêmio MPE Brasil ou Sebrae Mulher de Negócios, por exemplo, precisa apenas utilizar a devolutiva da Autoavaliação, feita com base no Modelo de Excelência da Gestão (MEG) da FNQ, que mede sua eficiência em gestão. Todas aquelas que se candidatam recebem gratuitamente um relatório personalizado, além de ter a oportunidade de aumentar sua competitividade e melhorar seus produtos e serviços, contribuindo para o desenvolvimento econômico da empresa e, consequentemente, do País.
Para elaborar esse plano de ação a partir da devolutiva, em primeiro lugar, você deve identificar as prioridades estratégicas da sua empresa. Aumentar as vendas? Melhorar a fidelidade dos clientes? Reduzir custos? Aprimorar a gestão? Enfim, estabeleça um foco para suas atividades. Lembrando que as ações que você fará em seu plano devem estar, obrigatoriamente, alinhadas aos seus objetivos estratégicos.
Depois, crie uma planilha com oito pilares – essa divisão pode ser com base nos Critérios: liderança; estratégias e planos; clientes; sociedade; informações e conhecimento; pessoas; processos e resultados. Com base nas oportunidades de melhoria identificadas, conforme a devolutiva recebida, crie a tabela com os seguintes campos: pilares, foco de atenção, prazos, ações e justificativas ou observações.
No pilar clientes, por exemplo, você pode considerar um foco de atenção o registro das reclamações e satisfações dos clientes. Quais ações podem ser feitas? Inicie com a compra de um caderno ou criação de um canal e um arquivo exclusivo para registrar as reclamações dos clientes, faça uma análise diária das reclamações e dê retorno aos clientes com a solução adotada ou até desenvolva e aplique uma pesquisa mensal para medir o nível de satisfação dos clientes.
Por fim, é importante anotar as justificativas e suas observações para a conclusão da tarefa. Coloque tudo que achar pertinente, pois, na hora de executar o plano de ação, essas dicas serão úteis para lembrar o que deve ou não ser feito. Após completar os focos para o primeiro pilar, passe para o segundo, terceiro e assim por diante. Um passo de cada vez e, no final, você terá seu plano de ação pronto, com tarefas bem definidas, que seguem o seu objetivo principal e que são possíveis de serem executadas. O plano de ação passa então a ser a sua ferramenta de gestão do dia a dia. Simples, não é? Agora mãos à obra.
Jairo Martins é superintendente-geral da Fundação Nacional da Qualidade (FNQ) e membro da ABQ
